5 conseils pour maîtriser vos chantiers

Ne perdez plus vos équipements et augmentez votre productivité

Où sont mes machines ? Sur chantier ? Au dépôt ? Combien ai-je d'équipements ?

« Où sont mes machines ?

Sur chantier ?

Au dépôt ?

Combien ai-je d'équipements ? » 

Autant de questions auxquelles vous n’avez pas de réponse.

Alors vous perdez du temps au téléphone pour retrouver votre matériel… Est-il-volé, perdu ? Vous n’en avez aucune idée, et de fil en aiguille, vous perdez le contrôle de vos chantiers qui perdent en productivité.

Cette situation vous parle ? Alors reprenez le contrôle en suivant ces 5 conseils qui vous aideront à appliquer les bonnes méthodes !

Conseil N°1 : Savoir où est mon matériel

Echanges entre dépôt et chantiers, entre chantiers et dépôt, entre collaborateurs… difficile de suivre votre matériel et de le préserver.

  • Attribuez la responsabilité du suivi du matériel à l'un de vos collaborateurs. C’est fondamental. Choisissez idéalement votre magasinier. Montrez-lui combien ce rôle est crucial pour votre société (en termes de coût, de qualité et de productivité) : il se sentira valorisé et prendra sa mission à cœur.
  • Affectez votre matériel à un chantier, à vos collaborateurs, à votre dépôt. Laisser du matériel sans attribution fixe le rend en effet beaucoup plus susceptible de disparaître. En responsabilisant vos collaborateurs vous faites en sorte qu’ils y fassent plus attention.
  • Identifiez votre matériel. Etiquettes, puces, QR codes, de nombreuses technologies existent aujourd'hui sur le marché. En stockant l’information liée à votre équipement, ces technologies vous permettent d’avoir une vision claire de votre chantier à n’importe quel moment. Où se trouve le matériel, qui en est responsable, quand a-t-il été acheté, a-t-il besoin d’être remplacé ou réparé ? 
Conseil n°1 : Sachez où se trouve votre matériel

Conseil N°2 : Réaliser un inventaire efficace

Un post-it par ci, un post-it par là ; avec votre feutre Velleda, vous notez sur quel chantier se situe le matériel. Avec le temps, la liste des outils s’efface, les post-it s’égarent.

Un inventaire bien fait permet de mesurer l’écart entre les quantités suivies à travers votre organisation et les quantités réellement présentes.

Au quotidien : soyez rigoureux dans la gestion de votre matériel

  • Utilisez un tableau Excel pour centraliser toutes les informations sur vos outils et faciliter leur suivi. Soyez rigoureux dans la gestion du tableur : nouveaux transferts, informations de vos collaborateurs, noms des chantiers… Surtout sauvegardez ! Un clic oublié, c’est un tableau Excel erroné !
  • Autre solution un peu plus onéreuse : utilisez un logiciel adapté au secteur du bâtiment. Selon vos besoins, renseignez-y toutes les informations liées aux chantiers, aux machines, ou aux affectations. Et en un clic, générez des rapports récapitulant l’ensemble des actifs présents dans votre société.

Avant l’inventaire :

  • Rapatriez toutes les machines au sein de votre dépôt.
  • Ayez en parallèle à disposition la liste des outils sur support papier ou digital.

Le jour de l’inventaire :

Une présence humaine et un smartphone au dépôt suffiront pour réaliser un inventaire rapide et de qualité.

Ils ont choisi un logiciel de gestion d'équipements :

Conseil n°2 : Réalisez un inventaire efficace

Conseil N°3 : Entretenir mon matériel

Vous savez qu’il faut veiller au bon entretien des appareils pour les garder le plus longtemps possible, quelle que soit leur marque. Mais sur chantier ou au dépôt, vous savez que c’est plus compliqué.

  • Inspectez vos machines en visitant régulièrement vos collaborateurs sur chantier ou en analysant les camions une fois par semaine.
  • Sachez à qui le matériel est attribué : vous aurez un meilleur suivi et une meilleure visibilité de son état. Les transferts réguliers de machines du dépôt au chantier ou bien d’un camion à un collaborateur sont en effet monnaie courante. Mais ces échanges, s’ils ne sont pas suivis, sont problématiques lorsque la machine est introuvable ou cassée.
  • Enfin, comme pour votre voiture, soyez régulier dans l'entretien et faites vérifier par des professionnels que tout va bien, pour éventuellement remplacer des pièces défaillantes.
Conseil n°3 : entretenir son matériel

Conseil n°4 : Gagner du temps au quotidien

Il faudrait que je gère ceci mais je n'ai pas le temps, si j'avais le temps, je réorganiserais cela d'une autre façon...

Combien de fois vous êtes-vous dit "il faudrait que je gère ceci mais je n'ai pas le temps", "si j'avais le temps, je réorganiserais cela d'une autre façon."

Et par manque de temps, vous prenez des décisions dans l'urgence.

Cette situation est normale, mais ne doit pas perdurer.

 

Planifiez vos journées 

  • Clarifiez votre emploi du temps à l’aide d’outils adaptés au BTP (agenda papier, assistant électronique, planning, logiciel dédié). Testez ce qui vous convient le mieux en gardant en tête que tous ces outils doivent vous servir à gagner du temps. N’hésitez donc pas à changer de méthode si ce n’est pas le cas !
  • Chaque soir, répartissez votre "To Do List" du lendemain selon l'importance et l'urgence de chaque tâche. Vous prioriserez ainsi vos objectifs.
  • Ce type de planning permet de faire une place à l’imprévu sans remettre en question tout votre quotidien.

Organisez votre espace de travail

  • L’efficacité commence avec un bureau et un ordinateur rangés. Triez vos dossiers et documents et classez-les pour les retrouver facilement.
  • Faites de même avec vos emails. Organisez-les par destinataire ou par dossier et ne perdez plus de temps à retrouver le mail d'un fournisseur ou d'un conducteur de travaux.

Evitez les surcharges de travail

  • Dire non à certains moments vous fait gagner du temps : vous évitez des tâches non prévues et vous restez concentré sur vos priorités.
  • Mieux vaut refuser une tâche si elle vous semble impossible en termes de charge de travail ou de délai imparti, plutôt que de dire oui à tout et ne pas assumer derrière.
Conseils n°4 : Gagnez du temps au quotidien en choisissant les bon outils

Conseil n°5 : Maîtriser mes coûts

Savez-vous estimer rigoureusement les coûts complets en matériaux, consommables et marchandises de chaque chantier ? Vous arrive-t-il de surconsommer ? Pourquoi ? A combien est valorisé votre stock de dépôt chaque année ?

  • Introduisez la comptabilité analytique dans votre gestion quotidienne, pour comprendre où vous dépensez le plus et pourquoi.
  • Etablissez un contrôle budgétaire pour rationaliser les dépenses et mieux prévoir les approvisionnements futurs ; choisissez des indicateurs simples et clairs. Peu importe la méthode utilisée : que ce soit à l’aide d’un logiciel intégré ou plus classiquement (Excel ou tableau de suivi), intégrer les coûts est essentiel pour estimer l’efficacité de votre activité. 
Conseil n°5 : maîtrisez vos coûts

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